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湖北省宜昌市人民政府办公室


宜昌市人民政府办公室关于印发宜昌市政府视频会议系统使用管理暂行规定的通知

宜府办文〔2008〕79号

各县市区人民政府，市政府各部门，宜昌开发区管委会：

　　2008年10月，全市视频会议系统正式运行使用。该系统由市政府主会场和县市区13个分会场组成，市政府主会场设在政府办公楼七楼(58个座位其中主席台6个)和八楼会议室(52个座位)，可同时容纳110人参加会议，县市区分会场可容纳60人参加会议。系统采用双机双线路的主备份方式运行，稳定可靠，图像清晰，语言流畅，技术上处于国内领先水平。本着从降低会议成本，提高行政效率，建设节约型社会出发，市政府决定推广使用视频会议系统，今后，除有特殊要求、程序性的会议以外，全市性的会议一般通过市政府视频会议系统召开。为规范视频会议系统运行管理，现将《宜昌市视频会议系统使用管理暂行规定》印发给你们，请认真遵照执行。



二○○八年十一月五日


宜昌市政府视频会议系统使用管理暂行规定


　　

　　政府视频会议系统是电子政务建设的重要工程和基础工作，也是政府系统召开会议和应急指挥的主要渠道。为规范政府视频会议系统管理，保障系统运行的稳定性和可靠性，提高运行效率，制定本规定。

　　一、实行会议审批制度

　　(一)以市政府和市政府办公室名义召开的视频会议，须经市政府秘书长审核后报分管副市长批准，重要视频会议须报市长批准；

　　(二)承办会议的科室应提前2个工作日办理会议通知，填写《电视电话会议登记表》，并将会议通知分别抄送总值班室(通知市直相关部门)、秘书科(安排会议室)和机要科；

　　(三)紧急情况下，承办会议的科室可先将视频会议有关信息告知总值班室、秘书科和机要科，同时办理相关手续；

　　(四)为保证视频会议效果，视频会议一般安排在下午召开，以便有必要的时间联调和拷机。

　　二、实行分级负责制度

　　(一)市政府办公室机要科负责市政府视频会议系统主会场终端会议设备(包括MCU、高清、IP终端，领导桌面)的使用、维护、调试，并指导、协调各县(市、区)分会场工作。

　　(二)各县(市、区)政府办公室负责本级视频会议系统的管理、维护、使用、调试(包括高清终端、IP终端、领导桌面)等会议设备。

　　三、实行专人管理制度

　　(一)各县(市、区)政府办公室必须指定专人(至少2名)负责使用、管理本级视频会议系统，在视频会议室控制操作室设置固定值班电话。

　　(二)各县(市、区)视频会议系统管理人员名单及联系方式(包括办公电话、移动电话及视频会议室电话)须报市政府办公室机要科备案。

　　(三)各县(市、区)视频会议系统管理人员变动时，应做好业务培训及交接工作，并将人员名单及联系方式报市政府办公室机要科备案。

　　四、实行定期检查调试制度

　　(一)检查时间：每月10日15∶00~17∶00(遇节假日顺延)

　　(二)检查内容：

　　1、开启如下设备，检查设备是否正常工作：

　　(1)电信光端机

　　(2)分会场高清会议终端HB-VC3030B

　　(3)视频会议矩阵HB-VCR0804

　　(4)音视频分配器HB-AVF2-1-4

　　(5)摄像头SONYEVID70P

　　(6)IP备份电脑和IP桌面电脑

　　(7)音响设备(调音台、功放等)

　　(8)会场灯光(需关闭窗帘)

　　(9)其它设备

　　2、配合市政府中心会场进行设备功能检查工作，检查内容如下：

　　(1)会议点名

　　(2)比较本地发言与主会场发言的声音大小与清晰度；

　　(3)在摄像头前挥手，并记录主会场测试人员挥手时图像是否有“马赛克”、“拖尾”等现象；

　　(4)唇音同步；

　　(5)与主会场测试人员轮流报数，并记录图像和声音延时的时间；

　　(6)记录主会场与其它分会场点名时声音、图像质量以及分会场切换时的平滑度；

　　(7)四画面测试；

　　(8)短语通知；

　　(9)双屏显示；

　　(10)IP桌面终端测试；

　　(11)IP备份测试；

　　(三)建立会议系统操作使用台帐。系统管理人员应将每次开会和调试的时间、内容、人员、系统设备运行情况、故障原因、解决办法等情况详细记录，建立相应使用台帐。

　　五、会前准备工作

　　(一)主会场在各分会场准备工作开始前检查和调试会议室灯光、音响效果，进入值机状态。

　　(二)各分会场应根据会议通知时间提前1小时参加联调。联调时，系统管理员按照调试检查内容中的相关要求，逐项检查系统状况，主动呼叫主会场，进入值机状态。

　　(三)如召开紧急会议，各分会场系统管理员在接到通知后立即到达视频会议设备现场参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态，并在联调后立即开始值机。

　　(四)调试过程中出现的各种问题，各地须立即报告市政府办公室机要科，并积极配合解决。

　　六、会议期间注意事项

　　(一)各分会场应在会场的明显位置设置本单位的名称标牌，主要领导要设置桌签，重要会议还应在会场悬挂会标，标牌、桌签、会标的图像效果要清晰。

　　(二)系统管理人员应时刻监视设备运行情况，根据现场情况随时调整镜头和话筒，保证会议的正常进行。当出现电视电话会议故障时，分会场应立即向主会场汇报并联系相关人员解决，在此期间，各分会场参加会议人员不得擅离会场；如果故障短时间内无法排除，在得到主会场的明确指令后方可中止会议。

　　(三)系统管理员须坚守岗位，确保电话联络畅通，做到随叫随应，无关人员不得进入设备操作区。

　　(四)不得随意播放与会议无关的音视频信息。

　　(五)各分会场不发言时，应将话筒调至关闭状态。

　　(六)参会人员须关闭移动电话或将其置于震动状态。

　　(七)会场内禁止吸烟、禁止食用水果零食等。

　　(八)严禁利用工控机从事与视频会议无关的操作(如上网、聊天或玩游戏等)，严禁在工控机上安装与视频会议无关的软件。

　　(九)在会议主持人宣布会议结束后，由主会场统一中断会议连接。各分会场在主会场中断会议连接10分钟后，方可关闭视频设备。

　　七、本规定自印发之日起施行