论格式免责条款的效力层次 兼谈《合同法》及其司法解释之间的矛盾及其协调/周清林

作者:法律资料网 时间:2024-07-05 00:00:49   浏览:9013   来源:法律资料网
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周清林 西南政法大学 副教授


关键词: 格式免责条款 自由 公平 效力层次
内容提要: 格式免责条款效力如何,合同法及其司法解释都有明确的规定。不过,这些规定之间大都相互冲突,矛盾重重。为了化解矛盾,有必要先区分格式条款提供方是否违反说明或提请注意义务。违反者应视为没有订入合同,若没有违反,则应区分4种不同情况而对效力进行规定。唯有如此,才能在格式免责条款上达成自由与公平的平衡。


自格式条款规定于《合同法》以来(《合同法》在第39条规定:采用格式条款订立合同的,提供格式条款的一方应当遵循公平原则确定当事人之间的权利和义务,并采取合理的方式提请对方注意免除或者限制其责任的条款,按照对方的要求,对该条款予以说明。格式条款是当事人为了重复使用而预先拟定,并在订立合同时未与对方协商的条款。《合同法》第40条规定:格式条款具有本法第五十二条和第五十三条规定情形的,或者提供格式条款一方免除其责任、加重对方责任、排除对方主要权利的,该条款无效。《合同法》第41条规定:对格式条款的理解发生争议的,应当按照通常理解予以解释。对格式条款有两种以上解释的,应当作出不利于提供格式条款一方的解释。格式条款和非格式条款不一致的,应当采用非格式条款。),学界和实务界对之尽是批评之言而鲜有赞美之意。(理论界和实践界在此方面有代表性的论文有:梁慧星先生在《中国法学》1999年第3期上发表的《统一合同法:成功与不足》、王利明先生在《政法论坛》1999年第6期上发表的《对《合同法》格式条款规定的评析》、胡志超先生在《人民司法》2001年第1期上发表的《格式条款实务问题比较研究》等。)为此,最高人民法院作出了司法解释,希望给逻辑相互矛盾的《合同法》第39条和第40条(以下分别简称39条和40条)指明一条适用上的道路。(2009年5月13日起实行的最高人民法院《关于适用<中华人民共和国合同法>若干问题的解释(二)》在第6、9、10条规定了格式条款。第6条:提供格式条款的一方对格式条款中免除或者限制其责任的内容,在合同订立时采用足以引起对方注意的文字、符号、字体等特别标识,并按照对方的要求对该格式条款予以说明的,人民法院应当认定符合合同法第三十九条所称“采取合理的方式”。提供格式条款一方对已尽合理提示及说明义务承担举证责任。第9条:提供格式条款的一方当事人违反合同法第三十九条第一款关于提示和说明义务的规定,导致对方没有注意免除或者限制其责任的条款,对方当事人申请撤销该格式条款的,人民法院应当支持。第10条:提供格式条款的一方当事人违反合同法第三十九条第一款的规定,并具有合同法第四十条规定的情形之一的,人民法院应当认定该格式条款无效。)本来,在最高人民法院司法解释作出以前,只存在《合同法》39条和40条之间的矛盾,可在司法解释做出以后,法条与司法解释以及司法解释之间又呈现出了冲突。于是,在我国规定格式条款的《合同法》及其司法解释之间存在以下三层矛盾:第一,《合同法》39条和40条之间的矛盾。若从字面理解,39条规定了提供方提请注意和说明免除与限制责任的义务,可40条无条件地认定这些条款一概无效,自然39条之义务毫无意义;第二,司法解释第9条规定违反提示和说明义务的他方当事人享有撤销权,而第10条却规定违反上述义务且落入《合同法》第40条的5种情形时无效。显然,司法解释第9条和第10条之间在效力种类的规定上存在严重冲突;第三,司法解释与合同法规定之间存在激烈冲突。司法解释第9条规定违反《合同法》第39条规定者可撤销,但《合同法》第40条规定的却是无效,即使按照司法解释第10条这些情形的无效也必须附加违反39条之条件,因此司法解释与合同法的规定实则大相径庭。鉴于上述三层冲突与矛盾的存在无论在课堂教学、实践处理和理论研究上都将产生巨大分歧并引发严重问题,因此,有必要将整个格式条款法律规制体系条理化,从而尽量减少理论和实践上的矛盾,最大限度地避免有法却无从可依的境地。本文正是基于此而展开。
一、格式条款与合理的不公平
从《拿破仑法典》在第1134条规定“依法成立的契约,在缔结契约的当事人间有相当于法律的效力”以来,合同自由原则便确立了它在近代合同法中的基础地位[1]。随着工业化的推进,批量生产和销售在市场中占有越来越大的份量。为了减少交易成本,基于对批量销售中合同模本的探索与总结,在现实中便出现了诸多由一方提供已经拟定好条款的契约,另一方不再具体参与单个条款的协商与制定,只具有附和与否的权利。(对于格式条款的定义,也有两点值得斟酌之处。根据现行合同法的规定,“格式条款是当事人为了重复使用而预先拟定,并在订立合同时未与对方协商的条款”。首先,将认为格式条款界定为“当事人重复使用”颇值疑问。在现实中,很多格式条款并非当事人一方制定的,有可能是委托第三方所制定,此时将定义严格限定在当事人怕与事不符;其次,格式条款制定出来后,是否重复使用只是其偶然属性,并非其必然特点。因此,建议立法在修订时将格式条款定义改为“格式条款是由当事人一方预先提供,对方当事人只具有附和与否权利的条款”。)如今,标准化的格式合同已成为了合同法的主要问题之一,因为在标准化合同下,尽管需要双方当事人签字盖章,名义上似乃合意的结果,事实上非提供方往往没有就格式条款提出自己见解的真正自由。此时,持契约自由乃合同法根本的人会疑问:格式条款是契约自由的体现还是对契约自由的妨碍。目睹了法人制度和垄断的日益兴盛之后,格式条款的普遍运用更加使人深信不疑:它就是契约自由的敌人。(在德国法上,契约自由如何转向格式合同,罗伯特·霍恩教授等有精当的描述和梳理。(参见:罗伯特·霍恩,海因·科茨,汉斯·G·莱塞.德国民商法导论[M].楚建,译.北京:中国大百科全书出版社,1996:94-96.))问题是,作为社会发展必然产物的格式条款,正如弗里德曼教授所总结的,其存在的合理性至少有以下两点支撑:降低起草合同的成本和减少雇员欺骗雇主的风险[2]。正因如此,以往契约中的特殊作法通过制度迅速转变为标准化文本,其结果当然是节约了信息成本和再协商成本[3]。然而,尽管它在效率上产生的价值无与伦比,但从追求公平作为第一价值的法律而言,格式条款会否违背公平原则,似乎已不是一个问题。且看《欧盟债务条例与指令全集》“不公平条款”的第二种情形:“如果一个合同条款是事先起草的,而且消费者不能影响该条款的实质内容,则总是被视为没有经过逐一协商,特别是对于事先拟定的标准合同。”[4]实践中,更能引人反感的是阿狄亚教授所讲的“标准格式合同一个极其普遍和令人讨厌的特征是免责条款的存在”[5]。不过,格式条款在世界的通行却是无需质疑的事实。因此,从源头上取消格式条款从而消除不公平情形实不可能,惟一的办法就是如何达成合理的不公平。对于规制格式条款的法律而言,合理的不公平正是其奋斗的目标。而要让格式条款本身的不公平成为合理,必然要以本来的公平作为坐标。
合同法应有的公平应从其根基开始。合同法的目的在于规制交易,而交易的前提是对财产权的处分。既然交易关联到对财产权的支配,因而谁拥有支配权、如何支配就成了这里公平性的基础。所以,财产权人如何处分财产必定成为认定合同条款具有公平性的来源。民法的私权神圣原则告诉我们,每个人都是自己利益的最大决定者,当然对自己的私权拥有最终决定权。财产权也概莫能外。双方协商一致的合同之所以具有如同法律的效力,其原因正在于当事人拥有对财产的支配权。易言之,合同条款之所以能产生合法义务而约束当事人,正在于它们是权利人自由处分意思的产物。因而,从本源上讲,自由才是合同公平的根基。丧失了自由,公平必定成为无源之水无本之木。格式条款之所以不公平,正乃不自由。李永军教授言,格式条款引起了人们对其公平性的怀疑,原由是它损害了契约自由[6]。那是否意味着自由达成的条款就必定公平?也不能作出这样的推断,否则《合同法》52条规定的5种无效情形以及《合同法》53条规定的两种免责条款无效情形将不会存在。在排除这些与当事人自由无关的情况后,自由应当是格式条款具有公平性的朝向。
那么,以自由来矫正格式条款的不公平性是否已在合同法及其司法解释中得到了体现?首先,从第40条来看,法律径行规定一律无效,显然对格式条款免责或限制责任的情形在处理上没有顾及自由。因为非提供方在面对这些情形时没有任何选择的权利,只能依循法律的规定使之无效。不过,从合同法第41条来看,合同法在矫正格式条款上遵照的价值有了重大转变。根据41条的规定,当格式条款与非格式条款不一致时,以非格式条款为准。这表明,当事人自由协商的非格式条款是矫正格式条款不公平性的依托。可见,合同法对格式条款的规定,在对待免责条款时完全不依据自由,而在解释上据情况不同可以采用意思自治来矫正格式条款。其次,按照司法解释的规定,其第9条主张完全根据自由来矫正,因为它规定对合同法39条第一款义务违反时的效力状态为可变更、可撤销。然而第10条却遵循了合同法第40条的规定,违反39条第一款、属于合同法40条那5项情况的统统无效。看来,司法解释同样采纳了不同的矫正标准。这些不同的标准在调整格式条款时是否能消除或尽力避免格式条款的不公平性?它们之间会否相互龃龉?这些都需要以对合同法及其司法解释的规定作出详尽的探讨为前提。
二、矫枉过正的《合同法》规定
《合同法》制定甫始,梁慧星先生即撰文指出39条和40条之间存在矛盾。他认为,按照第39条第一款规定,格式合同中的免责条款如果履行了提示义务和说明义务就有效。可第40条却认定“免除其责任”的免责条款绝对无效,因而与第39条的规定相矛盾[7]。不过王利明先生认为,39条和40条之间不存在冲突。他说,39条规定的是对未来可能发生的责任予以免除,但第40条却是对现在应当承担责任的免除[8]。那《合同法》第39条和第40条之间究否存在抵牾?
这有必要先行阐释第39条的规定。根据39条的规定,提供方有提请注意以及应对方要求予以说明的义务。显然,该条的规定只是就正面的应当性进行了规定,对于违反或不违反情形却全未涉及。亦即,对于违反或不违反39条第一款义务的情形究竟处于什么样的效力状态,至少从39条看不出来。不过,要想使39条成为一个完整的立法体系,必定需要上述两方面的补充规定。从体系化视角而言,《合同法》第40条必定是对第39条的完善性规定。否则,第39条根本没有意义而无从适用。按照第40条的规定,格式条款合乎这5种情形的一概无效。细观该条,似乎和第39条并无联系,因为它没有特别提及若违反第39条则无效。不过,根据立法逻辑而言,第40条应当是第39条的立法完善。问题在于第40条是否真的完善了第39条?这有两个考察标准。其一在于,看它是否完整了第39条的全部整体外延。上文已经指出,第39条要想得到真正适用,必须囊括以下两点:第一,当提供方违反规定的义务时,法律该如何处理;第二,当提供方没有违反而非提供方也愿意接受时应当如何处理。第40条没有进行区分,而是规定不管提供方有无违反,一概无效。若只从是否丰富了外延这个逻辑角度,它还是比较完整的。其二,具体内容上是否得到了完整的映射。《合同法》第39条规定的对象是提供方免除或限制自己责任的格式条款,那作为完整的映射必定是对免除或限制其责任的条款进行完整规定。从《合同法》第40条规定的5类情形来看,第52条的规定是整个合同无效的规定,只要格式条款合乎52条的5项情况必定无效,不管格式条款内容如何;第53条是免责条款无效的规定,倘若格式条款落入其两种情形之一,必定无效。但第53条指向的只是免责条款,并不包含限制提供方责任的条款;免除责任种类概念过于宽泛,完全是第39条免除的照搬,当然是其完整的映射,不过对它的理解应当结合第53条进行,指向的必定是不包含第53条两种免责情形在内的一切免责类型;加重对方责任的规定,很多情况下可以说是限制自己责任的对立物。限制了自己责任,在利益对立的合同中必定加重对方责任;排除对方主要权利,这也可以当做限制自己责任的反映。可以这么认为,在具体内容上第40条也完整反映了第39条规制的对象。因此,第40条在外延上基本上完善地补充了第39条的规定。看上去在逻辑上相互补充和完善的法条,它们之间是否还有矛盾?
笔者以为,要确定39条和40条之间是否存在矛盾,首先需指认矛盾。梁慧星先生之所以认为这里存在矛盾,是因为若提供方不违反上述义务则有效,而40条却规定无效。概而言之,不违反39条第一款义务者有效是认定矛盾的前提。不过,无论从39条还是40条都不能作出这样的解释。根据当时的合同法立法草案第38条规定,“采用标准合同条款订立合同的,提供标准条款的一方应当遵循公平的原则确定当事人之间的权利义务,并采取合理的方式提请对方注意免除或者限制其责任的条款,按照对方的要求,对该条款予以说明,提供标准条款的一方未尽到提示义务或者拒绝说明的,该条款无效”。(合同法立法草案文稿的引用,来自于《政治与法律》杂志于1999年刊登的《关于合同法草案的意见》专栏。(参见:徐士英.标准合同条款的三维规制思路[J].政治与法律,1999,(1):7.))后来,徐国栋教授拟订的《绿色民法典草案》里直接将这两个关系进行了阐明。(根据该草案第8分编之第40条规定:采用格式条款订立合同的,提供格式条款的一方应遵循公平原则,经与消费者协会协商后确定当事人之间的权利和义务,并采取合理的方式提请对方注意免除或限制自己一方责任的条款,按对方的要求对该条款予以说明,否则,该免除或限制责任条款无效。(参见:徐国栋.绿色民法典草案[M].北京:社会科学文献出版社,2004:509.))若从其某个反面意义理解,尽到义务者自应有效。由此,39条所隐含的意思和40条的明文规定存在明显冲突。因为提供方违反39条第一款义务者无效,而不违反则为有效,可40条却不问是否违反一律无效。其对立性显而易见。看上去40条对39条进行了完美补充,使得39条规定的义务无论何种情况都可以被调整。但40条无条件地认定所有39条对应的对象无效,实际上必然否定提供方具有义务的意义,因为“提示不提示、说明不说明,该条款本身都无效,提示和说明纯属多余。”[9]但有学者认为,39条的规制对象是格式条款的成立而非效力,属于订约的程序问题。因而,39条和40条之间不存在矛盾[10]。易言之,倘若违反39条规定的义务,那这样的格式条款根本就未成立,自然不存在生效与否的问题。至于40条则是涉及到效力评价,因而两者隶属于两个不同的领域,不能认定它们之间存在矛盾。这一观点的合理性本文将在下一部分予以阐述,但以此认定不存在矛盾深值斟酌。诚然,将提供方对39条第一款义务的违反定性为不成立确实改变了逻辑前提,但这不是认定39条和40条矛盾的基础。之所以两个法条之间存在冲突,是因为事先确认提供方不违反义务则该格式条款有效。而一旦将前提落在了提供方的不违反义务上,则讨论决定成立与否的订立程序就毫无意义。如果提供方没有违反义务而非提供方未表示反对或欣然接受,该条款必定已经成立而呈现于效力评价。若按照合同法立法草案和学界的一般观点而将之定性为有效,则必定和40条无效的规定相冲突。因此有学者认为,若否定两者之间存在矛盾,实际上是在回避问题,不敢面对合同法的不足。不过该学者在论证上却遵循了王利明先生的思路,认为将第40条的“责任”改成“义务”便会避免[11]。我们认为,责任既可以是将来可能发生的对义务的违反,也可以是现实的对义务的违反。第39条的义务肯定是指向将来可能发生的责任,因为那时尚在合同的签订中。但第40条对免责条款的规制却是不分情形的,因而无论是将来可能的还是现实存在的一概无效。因此有学者认为,格式条款免除的是现在的责任还是将来的责任,本质上并无不同,对其合法性也没有根本性的影响[12]。同时,若认为将“责任”变为“义务”会改观这一问题,这也是一种误解。作为合同而言,没有责任可以理解,但没有义务在绝大多数合同下是不可理喻的,这完全不符合合同的起码条件,这也是失权条款无效的原因所在。另外,现实中比比皆是的并非免除义务而是免除责任的条款,因而将“责任”改为“义务”将没有多少适用余地。
当然,这样的矛盾并不会给司法适用带来任何困难,甚至对司法适用而言更为简便、快捷。之所以学界和实务界对此批判之声不绝于耳,不是从其适用上方便抑或逻辑上的全面,而是从其价值上而言的。格式条款之所以不公平,主要原因在于未体现合同自由原则。因而,合同自由原则是调整格式条款问题一个最重要的指针。但第40条却不问情由一概规定无效,看上去是在保护非提供方的利益,实则取消了非提供方在某些情形下的选择自由。例如,倘若格式条款并非52条和53条规定的无效情形,亦非免除自己主要义务和排除对方主要权利的失权条款类型,而仅仅是显失公平,甚或免除的责任或限制的责任连显失公平都谈不上,此时为何还要否定非提供方对自己利益的处分自由?因此,第40条存在的最大问题便是替代了非提供方,完全取消了非提供方决定自己利益的自由。因而,第40条对格式条款的规定确乃矫枉过正,这也预示了修正第40条的方向所在。
三、难解的司法解释再度矫正
最高人民法院的司法解释正是沿着这个方向走的。司法解释第9条规定,倘若提供方违反《合同法》第39条第一款规定的义务,导致对方没有注意这些条款,对方当事人即可以撤销这些条款。亦即,提供方违反39条的义务产生了可撤销的效力。显然,这一规定是针对第39条的违反情形而言的,是为了完善合同法第39条的规定。可见,可变更、可撤销的规定表明了司法解释的倾向,即努力按照当事人最大自由来矫正格式条款。赋予当事人撤销权,相当于让当事人自己决定相关格式条款的效力。不过,对这一规定的理解有三点需要注意:其一,司法解释第9条没有改变39条任何具体情形,仍然针对提供方免除或限制其责任的形态;其二,提供方违反该义务的,格式条款为可撤销,即在提供方违反当时以及在非提供方撤销前这些条款皆为有效;其三,若提供方没有违反这些义务,此时并未赋予非提供方撤销权,那这些条款究竟是有效还是无效不得而知。正是因为司法解释第9条有这三种如影随身的无法摒弃的情形,才产生了后面诸多问题。
涌现出来的第一个问题便是司法解释第9条和《合同法》第40条的关系。第40条规定只要具有这5种情况的格式条款一律无效,且毋需虑及提供方是否违反了39条规定的义务。稍一比较便可发现,司法解释第9条在两个方面改变了第40条的规定,即添加违反条件和将效力变更为可撤销。假若司法解释可以合法适用,那第40条的空间将只能是:提供方没有违反义务但格式条款合乎第40条规定的5类情况的,一律无效。如此一来,在司法解释和合同法规定所遵循的价值上出现了一个较为奇特的现象:违反义务者非提供方有撤销权,而不违反义务者却必定无效。从博弈论视角,格式条款提供方必定选择对39条第一款义务的违反,因为不遵守第39条第一款的义务必然使得格式条款发生效力,即使对方当事人撤销尚需撤销权的行使且还有除斥期间的限制。显然,司法解释第9条鼓励了提供方对自己应尽义务的违反,只因这一违反能给他带来利益。同时,司法解释作为最高人民法院的观点,其对抗《合同法》第40条的合理性在哪?为什么凭空赋予非提供方撤销权?这些都是司法解释无法说清楚的。
产生的第二个问题是司法解释第10条与《合同法》第40条的关系。司法解释第10条明显是针对《合同法》第40条而来的,但对第40条有重大改变,即附加了提供方对39条第一款义务的违反。如果适用司法解释第10条,必须是提供方违反了义务且格式条款属于第40条规定的情形。可见,司法解释第10条严格限定了第40条的适用范围。倘若提供方没有违反或虽然违反了但不属于《合同法》第40条规定的5项情况也不无效,但具有何种效力却不得而知。从法律适用上而言,司法解释第10条明显不如《合同法》第40条,因为它规制的范围极其有限。一旦出现上述两种情况法院该如何处理,尚无法可据。因此,若认定司法解释出台后即可取代合同法的规定,必定出现适用上的漏洞。
第三个问题乃司法解释第9条和第10条之关系。司法解释在针对《合同法》第39条和第40条作出解释时统一附加了“违反第39条第一款义务”条件,但在对待提供方违反义务时却有着天壤之别。第9条规定明显是以相对方是否知悉为主,倘若因为提供方对义务的违反而不知悉,则非提供方可以撤销这些条款。正如上文所述,这些格式条款的种类仍然是免除或限制其责任的条款,而这些条款主要反映在合同法第40条的5项情形中。可司法解释却在第10条明确规定违反这些义务且落入《合同法》第40条情形的格式条款一概无效,显然与第9条存在激烈的冲突。因为第9条的格式条款在现实中主要表现为40条的5项情况,因而与第10条在调整对象上存在重合,但针对同样的对象在相同的条件下却有着不同的效力,这是匪夷所思的。可以想象,实践中一旦出现提供方对《合同法》第39条第一款义务的违反且又属于合同法第40条情形时,将导致法院抉择的不知所措。
可见,最高法院司法解释在法律适用上不但没能真正意义上解决问题,反而使得问题更加突出和激烈。它不但使得原有合同法的问题继续存在,还带来了司法解释本身之间的严重冲突以及司法解释与法律之间难以化解的矛盾。当然它的功绩在于尝试着打破铁桶一块的《合同法》第40条的规定,希望从意思自治视角给格式条款的矫正注入新鲜血液。
四、格式免责条款下应有的公平
综上分析可知,格式免责条款之所以存在诸多问题,主要在于未进行分类规定。首先,合同法及其司法解释并没有真正按照“是否违反《合同法》第39条第一款义务来进行区分”。《合同法》第40条完全不管是否违反义务,一概规定无效;司法解释第9条和第10条只是讨论了违反时法律该如何处理问题,至于没有违反应当怎样适用法律,不得而知。其次,合同法及其司法解释没有就格式免责条款可能侵害的价值进行排列。合同法不分青红皂白一律规定无效,乃是将强行性条款、合同根本性条款以及任意性条款统一对待。合同法一刀切的作法与合同法本身的立法理念不相符合。从《合同法》第三章有关“合同效力”部分可以看出,合同效力划分为有效、无效、可变更、可撤销以及效力待定。格式免责条款同样作为合同条款为何要脱离一般性合同效力的规定?为何不能区分具体条款的不同情形而分别进行规定?最后,合同法及其司法解释都没有区分开第40条规定的5项情形,不清楚为何将加重对方责任、免除责任、排除对方主要权利与《合同法》52条、53条的强制性规定并列在一起。因此,要想使格式免责条款具有起码的公平,需要依据这三个分类重新界定。
从第一个分类而言,倘若提供方违反了第39条第一款规定的义务,亦即没有提请注意或予以说明,此时格式免责条款效力如何?根据合同法40条的规定,这样的条款一律无效;而按照司法解释的规定,则为可撤销或无效。显然,合同法及其司法解释遵循了我国在此方面立法的传统。如《保险法》第17条规定:保险合同中有保险人责任免责条款的,保险人应当向投保人说明,未明确说明的,该条款不产生效力。《消费者权益保护法》第24条规定:经营者不得以格式合同、通知、声明、店堂告示等方式做出对消费者不公平、不合理的规定,或者减轻、免除其损害消费者合法权益应当承担的民事责任。格式合同、通知、声明、店堂告示等含有前款所列内容的,其内容无效。问题是,这一传统是否可行?从法律逻辑上而言,无效应是对已经成立合同的评价。倘若合同尚未成立,则谈不上生效与否。可见,立法与司法解释将之作无效情形处理是以格式免责条款成立作为前提的。但格式免责条款成立了吗?这涉及到提请注意和说明义务的意义。倘若提供方未提请注意或未作说明,此时对方当事人签字盖章,该如何进行认定。假若法律事先推定只要对方签字盖章,当事人对这些条款就达成了一致,那提请注意的义务何在?说明的义务何在?也许,现行《德国民法典》第305条第二款规定可为我们提供借鉴:只有在下列情形,合同当事人另一方赞同适用一般交易条款时,一般交易条款始构成合同的组成部分:1、使用人在订约时明确地向另外一方当事人指明一般交易条款……[13]。根据王全弟先生等进行的概括,德国的一般交易条件法从两个层面对一般交易条件进行了规制:第一,就一般交易条件是否纳入合同条款之要件进行规定;第二,在第一层面的基础上就这些条款进行法律规制,确定其效力[14]。可见对这些特别的格式条款而言,法律之所以规定提请注意和说明义务,正在于给这些条款设定一个准入的门槛。其实在德国,从旧的一般交易条款法到《德国民法典》的新债法,都遵循了这一原则[15]。易言之,倘若没有提请注意或说明,将视这些条款没有经过相对方同意,因而该条款不得被订入合同。在我国也有学者对此进行了尝试性探讨。如聂铄、胡克敏先生认为,格式条款提供方对这些条款若违反第39条第一款义务的,应当认定为没有订入合同,自然不会发生效力[16]。陈鸣先生认为,若格式条款的内容不为对方所了解,就不得进入对方意思表示的范围,不能进入合同而成为合同的条款[17]。喻志强先生亦认为,违反合同法39条第一款之义务,仅产生不订入合同条款的效力,关涉的是合同成立而非合同效力[18]。法律之所以赋予提供方对于这些条款如此特别的义务,是因为这些条款对当事人双方权利关涉甚大。假若提供方违反而相对方并未知悉,此时强行认定相对方已经同意,违背了法律依据意思自治对格式条款进行的公平矫正。基于此,笔者以为,只要提供方违反合同法第39条第一款之义务,即使他有足够的证据证明相对方知悉这些条款,也不能认定相对方已经进行了同意的意思表示。因此,提供方对自己义务的违反导致的必定是这些条款不被订入合同,因而在这些条款上双方当事人并未达成一致。依此理论,司法解释第9条和第10条的存在并无合理性。因为这两条的前提都是提供方对39条第一款义务的违反。
由上,合同法及其司法解释对格式免责条款的规制只能发生在提供方没有违背提请注意和说明义务的前提下。问题是,是否违反义务者皆无效?司法解释对此没有规定,而合同法规定为一概无效。其实,这样一刀切的作法过于武断,因为它无视格式免责条款的实际情况。为此,必须区分5种情形。第一,格式免责条款隶属于的合同为《合同法》52条规定的无效合同,此时,格式条款必定无效;第二,若格式免责条款合乎《合同法》53条规定的无效免责条款种类,理当无效;第三,若格式免责条款指涉失权条款,即免除自己的主要义务或排除对方主要权利,此时合同一开始丧失了根基,应当认定为无效;第四,若格式免责条款涉及到的仅仅是上述以外的情形,但合同显失公平的,应当认定为可变更、可撤销;第五,若不属于上述五种,应当为有效。
至于第三个分类,对它们的区分从明晰类型而言甚为重要。根据第二个分类提供的价值标准,我们可以将40条的5项情形进行这样归纳。首先,《合同法》52条和53条规定的情形无效,这无可置疑;其次,对于“免除其责任”而言,应当界定为《合同法》53条规定外的免责条款,同时这一免责条款理当被限缩解释为“免除自己履行主要义务而来的责任”。之所以要进行这样限缩性的解释,一方面与后面的“排除对方主要权利”相对称,另一方面将“免除责任”与“限制责任”区分开来,否则“限制责任”没有适用的空间。基于此,可以将“免除其责任”与“排除对方主要权利”合并为“失权条款”;最后,在对“加重对方责任”理解时,应当与39条第一款的“限制其责任”相对应(有学者已经对此表明了看法。该学者认为,限制或减轻自己责任就相当于加重对方责任,而加重对方责任就等于限制或减轻了自己责任。(参见:任华.浅论格式免责条款的效力[J].中央政法干部管理学院学报,2000,(6):49.))。同时,有必要对“加重”两字进行限制性解释,只有导致“显失公平”的才叫作“加重”,若提供方所限制的责任无关痛痒,尽管严格从字义而言必定加重,但不能理解为法律意义上的“加重”。因此,只有加重对方责任到显失公平的程度,才叫作这里的“加重对方责任”。有疑问的是,“加重对方责任”与民法上的“显失公平”之间,并不具有必然联系。因为“显失公平”尚需订立合同时双方优劣势明显作为前提。那么格式免责条款双方在签订时是否具有如此不对称的地位?本来,根据合同自由原则,合同义务应当基于当事人平等的交易能力而来的合同条款[19],但现实中格式条款提供方往往为了规避自己的风险而将其进行单方面的转移,此时对方当事人无力抗拒[20]。正如学者言,使用格式条款的工商业组织虽将消费者尊称为“上帝”,但也通过格式条款将消费者驯服为奴隶,以至于消费者“上帝”的尊严只能从沿街叫卖的小商贩那里才能获取[21]。因此,由于格式条款提供方在专业知识、经济地位和信息掌握上的明显优势[22],若“加重对方责任”至显失公平的程度,则完全合乎“显失公平”的构成要件。基于上述分析,我们可以结合《合同法》第40条的规定将格式免责条款的情形分为三类:第一,《合同法》52条和53条规定的情形以及失权条款;第二,“加重对方责任”这一显失公平情形;第三,其它。而对于这三种情形的效力认定,理当将第一种情况确定为无效,第二种认定为可变更、可撤销,第三种为有效。
五、结论与修法建议
基于上述分析,笔者以为对格式免责条款的规制应当按照以下步骤进行。第一,规定格式免责条款提供方有提请注意和说明的义务,若违反这一义务视为双方并未就该条款达成一致,因而这些条款不被认定为合同条款;第二,假若提供方没有违反这些义务而对方当事人接受的,若这些条款合乎《合同法》52条和53条情形,应强制性地认定为无效;倘该格式条款符合失权条款情形,即属于“免除自己主要义务”和“排除对方主要权利的”,亦应定为无效;如果上述格式条款只是“加重对方责任”的显失公平条款,即应按照可变更、可撤销来对待;不能被归类到上述三种情况的,则统统有效。因此,笔者建议我国将来在修订《合同法》时可以对格式免责条款进行这样规定:
《合同法》第××条:格式条款是当事人一方预先提供,对方当事人仅享有附和与否权利的条款。
采用格式条款订立合同的,提供格式条款的一方应当遵循公平原则确定当事人之间的权利和义务,并采取合理的方式提请对方注意免除或者限制其责任的条款,按照对方的要求,对该条款予以说明。违反上述义务者,该条款不被视为订入合同。其它法律有特殊规定的,遵照其它法律进行(之所以设定兜底条款主要是参考《德国民法典》第305a条的规定。(参见:德国民法典[Z].2版.陈卫佐,译注.北京:法律出版社,2006:100.))。
《合同法》第××条:格式免责条款提供方尽了《合同法》第××条规定的义务,对方当事人未表示反对的,提供免责条款情形符合《合同法》第52条和第53条规定的,无效;提供的免责条款旨在免除自己主要义务和排除对方主要权利的,无效;提供的免责条款加重对方责任致使显失公平的,可变更、可撤销;其它情形的,有效。



注释:
[1]拿破仑法典[Z].李浩培,吴传颐,孙鸣岗,译.北京:商务印书馆,1979:152.
[2]大卫•D•弗里德曼.经济学语境下的法律规则[M].杨欣欣,译.北京:法律出版社,2004:185.
[3]柯武刚.史漫飞.制度经济学:社会秩序与公共政策[M].韩朝华,译.北京:商务印书馆,2000:233.
[4]欧盟债法条例与指令全集[Z].吴越,李兆玉,李立宏,译.北京:法律出版社,2004:69.
[5]P•S•阿狄亚.合同法导论[M].赵旭东,等,译.北京:法律出版社,2002:16.
[6]李永军.合同法[M].北京:法律出版社,2004:57.
[7]梁慧星.统一合同法:成功与不足[J].中国法学,1999,(3):108.
[8]王利明.对《合同法》格式条款规定的评析[J].政法论坛,1999,(6):9.
[9]胡志超.格式条款实务问题比较研究[J].人民司法,2001,(1):19.
[10]王宏军.论格式条款的无效情形[J].云南财贸学院学报,2004,(6):64.
[11]王素芬.格式条款效力评析[J].辽宁大学学报:哲学社会科学版,2000,(4):44.
[12]任华.浅论格式免责条款的效力[J].中央政法干部管理学院学报,2000,(6):49.
[13]Otto Palandt.Bürgerliches Gesetzbuch[M].Bd2.verlag.München:C•H•Beck,2005:415.
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商标使用许可合同备案办法

国家工商行政管理局商标局


商标使用许可合同备案办法
国家工商行政管理局商标局



第一条 为了加强对商标使用许可合同的管理,规范商标使用许可行为,根据《中华人民共和国商标法》及《中华人民共和国商标法实施细则》的有关规定,制订本办法。
第二条 商标注册人许可他人使用其注册商标,必须签订商标使用许可合同。
第三条 订立商标使用许可合同,应当遵循自愿和诚实信用的原则。
任何单位和个人不得利用许可合同从事违法活动,损害社会公共利益和消费者权益。
第四条 商标使用许可合同自签订之日起三个月内,许可人应当将许可合同副本报送商标局备案。
第五条 向商标局办理商标使用许可合同备案事宜的,可以委托国家工商行政管理局认可的商标代理组织代理,也可以直接到商标局办理。
许可人是外国人或者外国企业的,应当委托国家工商行政管理局指定的商标代理组织代理。
第六条 商标使用许可合同至少应当包括下列内容:
(一)许可使用的商标及其注册证号;
(二)许可使用的商品范围;
(三)许可使用期限;
(四)许可使用商标的标识提供方式;
(五)许可人对被许可人使用其注册商标的商品质量进行监督的条款;
(六)在使用许可人注册商标的商品上标明被许可人的名称和商品产地的条款。
第七条 申请商标使用许可合同备案,应当提交下列书件:
(一)商标使用许可合同备案表;
(二)商标使用许可合同副本;
(三)许可使用商标的注册证复印件。
人用药品商标使用许可合同备案,应当同时附送被许可人取得的卫生行政管理部门的有效证明文件。
卷烟、雪茄烟和有包装烟丝的商标使用许可合同备案,应当同时附送被许可人取得的国家烟草主管部门批准生产的有效证明文件。
外文书件应当同时附送中文译本。
第八条 商标注册人通过被许可人许可第三方使用其注册商标的,其商标使用许可合同中应当含有允许被许可人许可第三方使用的内容或者出具相应的授权书。
第九条 申请商标使用许可合同备案,应当按照许可使用的商标数量填报商标使用许可合同备案表,并附送相应的使用许可合同副本及《商标注册证》复印件。
通过一份合同许可一个被许可人使用多个商标的,许可人应当按照商标数量报送商标使用许可合同备案表及《商标注册证》复印件,但可以只报送一份使用许可合同副本。
第十条 申请商标使用许可合同备案,许可人应当按照许可使用的商标数量缴纳备案费。
缴纳备案费可以采取直接向商标局缴纳的方式,也可以采取委托商标代理组织缴纳的方式。具体收费标准依照有关商标业务收费的规定执行。
第十一条 有下列情形之一的,商标局不予备案:
(一)许可人不是被许可商标的注册人的;
(二)许可使用的商标与注册商标不一致的;
(三)许可使用商标的注册证号与所提供商标注册证号不符的;
(四)许可使用的期限超过该注册商标的有效期限的;
(五)许可使用的商品超出了该注册商标核定使用的商品范围的;
(六)商标使用许可合同缺少本办法第六条所列内容的;
(七)备案申请缺少本办法第七条所列书件的;
(八)未缴纳商标使用许可合同备案费的;
(九)备案申请中的外文书件未附中文译本的;
(十)其他不予备案的情形。
第十二条 商标使用许可合同备案书件齐备,符合《商标法》及《商标法实施细则》有关规定的,商标局予以备案。
已备案的商标使用许可合同,由商标局向备案申请人发出备案通知书,并集中刊登在每月第2期《商标公告》上。
第十三条 不符合备案要求的,商标局予以退回并说明理由。
许可人应当自收到退回备案材料之日起一个月内,按照商标局指定的内容补正再报送备案。
第十四条 有下列情形之一的,应当重新申请商标使用许可合同备案:
(一)许可使用的商品范围变更的;
(二)许可使用的期限变更的;
(三)许可使用的商标所有权发生转移的;
(四)其他应当重新申请备案的情形。
第十五条 有下列情形之一的,许可人和被许可人应当书面通知商标局及其各自所在地县级工商行政管理机关:
(一)许可人名义变更的;
(二)被许可人名义变更的;
(三)商标使用许可合同提前终止的;
(四)其他需要通知的情形。
第十六条 对以欺骗手段或者其他不正当手段取得备案的,由商标局注销其商标使用许可合同备案并予以公告。
第十七条 对已备案的商标使用许可合同,任何单位和个人均可以提出书面查询申请,并按照有关规定交纳查询费。
第十八条 按照《商标法实施细则》第三十五条的规定,许可人和被许可人应当在许可合同签订之日起三个月内,将许可合同副本交送其所在地工商行政管理机关存查,具体存查办法可以参照本办法执行。
第十九条 县级以上工商行政管理机关依据《商标法》及其他法律、法规和规章的规定,负责对商标使用许可行为的指导、监督和管理。
第二十条 利用商标使用许可合同从事违法活动的,由县级以上工商行政管理机关依据《商标法》及其他法律、法规和规章的规定处理;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
第二十一条 本办法所称商标许可人是指商标使用许可合同中许可他人使用其注册商标的人,商标被许可人是指符合《商标法》及《商标法实施细则》有关规定并经商标注册人授权使用其商标的人。
本办法有关商品商标的规定,适用于服务商标。
第二十二条 商标使用许可合同示范文本由商标局制定并公布。
第二十三条 本办法自发布之日起施行。商标局一九八五年二月二十五日颁发的《商标使用许可合同备案注意事项》同时废止。

附件一:

商标使用许可合同(示范文本)
合同编号:
签订地点:
商标使用许可人(甲方)________
商标使用被许可人(乙方)_______
根据《中华人民共和国商标法》第二十六条和《商标法实施细则》第三十五条规定,甲、乙双方遵循自愿和诚实信用的原则,经协商一致,签订本商标使用许可合同。
一、甲方将已注册的使用在____类____商品上的第____号______商标,许可乙方使用在__类____商品上。
商标标识:
二、许可使用的期限自____年____月____日起至____年__月__日止。合同期满,如需延长使用时间,由甲、乙双方另行续订商标使用许可合同。
三、甲方有权监督乙方使用注册商标的商品质量,乙方应当保证使用该注册商标的商品质量。具体措施为:__________________________________________________________________。
四、乙方必须在使用该注册商标的商品上标明自己的企业名称和商品产地。
五、乙方不得任意改变甲方注册商标的文字、图形或者其组合,并不得超越许可的商品范围使用甲方的注册商标。
六、未经甲方授权,乙方不得以任何形式和理由将甲方注册商标许可第三方使用。
七、注册商标标识的提供方式:
八、许可使用费及支付方式:
九、本合同提前终止时,甲、乙双方应当分别自终止之日起一个月内书面通知商标局及其各自所在地县级工商行政管理机关。
十、违约责任:
十一、纠纷解决方式:
十二、其他事宜:
本合同一式 份,自签订之日起三个月内,由甲、乙双方分别将合同副本交送所在地县级工商行政管理机关存查,并由甲方报送商标局备案。
商标使用许可人(甲方) 商标使用被许可人(乙方)
(签章) (签章)
法定代表人 法定代表人
地址 地址
邮编 邮编
年 月 日

附件二:

国家工商行政管理局商标局
商标使用许可合同备案通知书
标合同备字〔 〕 号
________:
根据《中华人民共和国商标法》及《中华人民共和国商标法实施细则》有关规定,你( )于____年__月__日报送我局的许可___________使用的第________号_________商标使用许可合同副本,经审查,我局予以备案。
商标使用许可合同备案号为_________。
特此通知。
(商标局章)
年 月 日



1997年8月1日
试论档案工作中的保密

张智涛


一、做好档案保管过程中的保密工作

  一 档案库房管理中的保密工作

  档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定单独兴建,但是有一些不具备条件的单位,往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是,不是任何一间办公室都可以用作库房的,从档案保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。实践证明,档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

二 绝密档案的管理和保密

  绝密档案是党和国家的核心秘密,它关系到党和国家的安全,关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败,关系到四化建设的进程。因此,为确保国家核心秘密的安全,必须管理好绝密档案。
  1、绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器,从保管条件上确保绝密档案的安全。
  2、提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任,因此,档案保密工作好与坏,档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,不仅要有严谨的工作作风,经手的事情件件有头有尾,手续清楚,而且要防止“无形”?储存在头脑中 秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密,这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合,往往一句话,说者无意,听者有心,在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合,都应做到守口如瓶,万无一失,把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
  3、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须经指定领导人审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救。

三 做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

  确定保管期限的原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内,如被泄露,将对国家的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定:除有特殊规定外,绝密级事项不超过30年,机密级事项不超过20年,秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计,在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项,在授权机关作出解密前,其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施,不得擅自决定解密和随意对外提供。

四 档案管理人员的职责

  档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全。 这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏,就是使档案保管得完好无损,不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案,要及时抢救。不丢,就是使档案绝对安全,不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃,不仅保证档案实体安全,也要保证档案内容的安全。不散,就是要求档案的保管相对集中,不致因档案的分散保管而使档案管理不便,甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱,就是要求档案保管工作有条不紊,档案排架整齐规范,有规可循,有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的,也是光荣的,这是一项重要的基础工作,档案保管人员要持之以恒,时刻警惕,防止档案的损坏,确保档案的安全,为档案工作提供物质基础。

五 档案涉密情况的变化

  档案在保管过程中,其密级不是一成不变的,而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的,也是暂时的;大多数的,总的趋势是降密,直至解密。其变化原因有三:一是保密范围的变化;二是密级文件作用的变化?原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应,已失去了指导作用,为此立档单位废掉了此类文件,密级自然消除了。 ;三是保密时限的变化。原馆?室 所存档案涉密文件,只标有密级而没有保密时限,多数都是超期服役,例如,50年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做,这既反映了历史上划密工作的不足,也说明进行档案解密划控工作的迫切,因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准,严防密级偏高或偏低,密期偏长或偏短。

六 做好档案密级的调整工作

  1、要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神,在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上,重点解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导,齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限,确定哪些档案能开放利用,哪些限制在一定范围内利用,哪些还不能提供利用,为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。
  2、要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整,不仅要立足于当前的实际工作,还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们,以往关于档案保密的制度还不健全,适应不了《保密法》的要求,需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要,应建立以下三个制度:?1 建立划定密期制度,以便届满自行解密;?2 建立调密通知单制度,对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件,要下发通知单告知档案馆?室 ,以便衔接工作,及时掌握,适时变动;?3 建立涉密档案接收标准制度,加强涉密档案的规范化建设。
  3、要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现,过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供,造成了扩散机密的漏洞。对此,可以采取分段治理的办法。以1991年贯彻国档发28号文件实施馆?室 藏涉密档案解密划控工作为界,对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动,但在今后一般查档中只提供所查内容,不提供含涉密文件的原卷;外供卷时,可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存,彻底解决密与非密的文件材料混卷问题,堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞,以及涉密档案文件分散不集中,日后调密不便的问题。同时,要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片,建立涉密文件统计台帐和存放地点索引,为科学的管理,准确的掌握,有效的保密,及时的提供创造条件。

二、做好档案利用过程中的保密工作

  一 做好档案利用中的监督工作

  档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。具体说来,档案利用监督可以从以下几个方面实施:
  1、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。
  2、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的素质。一是政治素质,要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神,热爱档案和档案事业;二是业务素质,要具备专业知识,熟悉所保管的档案内容,熟悉档案法规;三是文化素质,要有较高的文化知识,能总结和分析利用工作中的经验与问题,从中掌握利用工作的规律。此外,还要有敏锐的工作能力和观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一般问题。
  3、监督措施。在利用中,要根据不同的利用对象的不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者,要防止偷撕或涂改档案;对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者,要及时提醒。做好利用监督,还要做到三勤:一是嘴勤,勤宣传利用档案的制度与规定,勤与利用者交谈,掌握其利用目的与动机;二是眼勤,勤观察动态,置每个利用者于视觉之中;三是手勤脑勤,勤分析利用者的情况和利用效果,勤检查被利用的案卷,勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失。

二 正确处理好档案保密与利用的关系

  保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽心尽职,但由于在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端:大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案浪费;领导不能及时全面地了解情况,有效地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明,档案部门改变传统的观念,在严格做好保密工作的同时,切实完善工作职能,为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值。当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏颇。

三 进一步做好档案开放中的保密工作